Pour rationaliser les dépenses liées aux déplacements professionnels, les entreprises, quelque soit leur taille, ont de plus en plus tendance à recourir à la dématérialisation des moyens de paiements. L'utilisation des cartes de paiement est certes plus répandue dans les groupes internationaux que dans les PME/PMI, mais ces dernières représentent 97% des entreprises françaises. La dernière étude de l'APECA, Association des Professionnels Européens de la Carte d'Achat, rend compte des tendances de fonds des pratiques des PME/PMI ces dernières années...

Typologie des dépenses

Selon l'étude de l'APECA, en 2009, 70% des PME/PMI utilisent encore le chèque pour le règlement de leurs achats et 66% d'entres elles dotent le chef d'entreprise ou certains collaborateurs d'une carte.

La typologie des achats montre que plus de 60% des dépenses liées au transport lors des déplacements professionnels sont effectués par carte adossée sur le compte de l'entreprise. Tandis que le règlement des achats Hôtellerie/Restauration, le sont dans 30% des cas seulement. Ces chiffres sont révélateurs des freins à la dématérialisation des règlements, mais également de la facturation.

Leviers de réduction

Malgré une avancée timide des processus de dématérialisation en 2009, les différentes opportunités proposées aux PME/PMI ne semblent pas être suffisamment convaincantes. Pourtant, le contexte pousse ces entreprises à rationaliser les dépenses liées aux déplacements professionnels, et ce, par plusieurs biais : responsabilisation des collaborateurs, mise en œuvre d'une politique de voyage stricte, règlements au moyen d'une carte nominative et/ou d'une carte logée. Les leviers de réduction sont axés à 90% sur le transport et l'hébergement - en moyenne 70% et 20% des dépenses, même si la visibilité sur ces dépenses est discutable. Même si le poids des dépenses liées à l'hébergement est plus faible, c'est sur ces coûts que les opportunités de réduction sont plus grandes.

Solutions

Face à l'hôtellerie, 2ème poste du budget voyages, les entreprises sont restées longtemps sans solution permettant de centraliser ces dépenses. Pourtant, il existe aujourd'hui des réponses à cette problématique particulières à l'hôtellerie : les deux opérateurs de cartes AirPlus et American Express propose ces solutions en partenariat avec CDS Groupe.

Depuis 2007, chez AirPlus, le règlement de la note d'hôtellerie transite par une carte logée, ouverte au nom de l'entreprise cliente auprès de la centrale de réservation CDS Bookings. Depuis fin 2009, American Express propose une solution de paiement centralisée ‘‘plug and play'‘, dématérialisée et transparente pour ses utilisateurs, en partenariat également avec CDS Bookings.

Pour les entreprises, la détention de cartes présente de nombreux avantages, en particulier des paiements rapides, faciles et sécurisés. Couramment acceptée, elle permet une traçabilité des dépenses, une meilleure maitrise des budgets et une simplification des flux comptables. Les cartes corporate et/ou la carte logée facilitent ainsi la tâche des différents intervenants, travel manager, responsable achats, comptable, voire directeur financier. Leur utilisation combinée à une centrale de réservation hôtelière permet jusqu'à 30% d'économie.

La réduction des coûts des déplacements professionnels passe par plusieurs étapes : une meilleure maitrise de la politique voyage (application plus stricte et optimisation) et dans le même temps une optimisation des processus (mise en place de SBT, intégration de solution de paiement centralisée,...)